Hospital 9 de julho, São Paulo (SP)

Sistema instalado:
servidor de fax LFax Server

Resumo do caso: O Hospital 9 de Julho usa o LFax Server para transmissão automática de cerca de 400 fax por dia para planos de saúde, com uma particularidade: transmitir sem intervenção de operador para sistemas com URA, inclusive digitando o número da carteira do associado.

A empresa: O Hospital 9 de julho, localizado em São Paulo, foi eleito o melhor hospital do Brasil em 2002; possui centenas de leitos e atende a dezenas de convênios diferentes.

O problema inicial: O envio e recepção de fax são muito usados para transmitir resultados de exames, solicitações de internações e consultas sobre a abrangência dos planos de saúde. O hospital precisava de uma solução para agilizar a transmissão de cerca de 400 fax por dia, mas com uma particularidade: a maioria dos planos de saúde possui um sistema de atendimento automático através de URA, inclusive para a recepção de fax.

Nestes casos, para transmitir um fax manualmente, era necessário discar para o número, ouvir a mensagem automática, selecionar as opções correspondentes à recepção do fax para um determinado departamento, sendo também necessário digitar o número da carteira do associado para, somente então, iniciar a transmissão do fax.

A solução Del Grande: A solução com o servidor de fax LFax Server contempla estas situações de modo que não é necessária a intervenção de um operador. Para enviar uma solicitação de internação, por exemplo, o operador usa o comando de "impressão para fax" usual e, no campo destinado a digitar o número do fax destinatário, além do número do fax, pode-se digitar uma série de comandos.

Estes comandos correspondem aos números que seriam digitados durante o atendimento automático, ao tempo de espera e até mesmo o número da carteirinha do associado. Por exemplo, digamos que o atendimento automático tenha a seguinte seqüência de frases e opções para enviar um fax:

"Plano de saúde Boa Vida, boa tarde. Digite 1 para informações sobre planos, 2 para atendimento de novos associados, 3 para enviar um fax".
Digitando 3, ouve-se: "Digite 1 para internações, 2 para exame, 3 para outras situações".
Digitando 1, ouve-se: "Digite o número do associado".
Digitando o número, ouve-se: "Pressione o botão para iniciar a transmissão do fax" .

Para contornar todo este atendimento ao solicitar uma transmissão, em vez de informar apenas o número do fax, deve-se informar algo como:

6544-9100W5D3W2D1W2D12345678

Neste exemplo, 6544-9100 corresponde ao número da central de atendimento,
W5 corresponde ao tempo de espera correspondente a "ouvir" a primeira frase,
D3 corresponde à escolha da opção 3 no primeiro menu (envio de fax),
W2 corresponde à espera de 2 segundos para a segunda frase,
D1 corresponde à escolha da opção 1 na segunda frase (internações) ,
W2 corresponde ao tempo de espera de 2 segundos para a terceira frase e
D12345678 corresponde à digitação do número do associado com oito dígitos.

O único ajuste necessário é enviar um fax manualmente a uma única vez para cada convênio a fim de verificar os tempos de espera necessários e os números que devem ser digitados no atendimento automático. Como esta é uma operação que se repete dezenas ou centenas de vezes por dia, a automatização introduzida pelo sistema LFax Server introduz um enorme ganho de tempo e produtividade.